La petite agence bancaire que je dirige au Canada était confrontée à un cloisonnement des connaissances et à des processus entiers reposant sur des individus isolés. Ces processus fonctionnaient bien pour l'instant, mais ils présentaient des points d'échec uniques et les connaissances étaient dans la tête des gens et non dans la documentation. Une approche plus durable devait être développée pour éliminer les points de défaillance uniques et partager les connaissances au sein de l'équipe. La réduction des goulets d'étranglement permet à l'entreprise de continuer à mettre en place des processus plus robustes, ce qui se traduit par des clients satisfaits et une croissance continue à l'avenir.

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Les connaissances de notre client n'étaient pas à la hauteur des normes innovantes de l'industrie, travaillant avec des connaissances cloisonnées qui faisaient que des processus entiers dépendaient d'une seule personne. Le processus était fonctionnel mais pas optimal, car il n'était pas solidement documenté. La réduction des goulets d'étranglement permet à l'entreprise de continuer à mettre en place des processus plus robustes, ce qui se traduit par des clients satisfaits et une croissance continue vers le succès. Rectifier le processus nécessitait une approche plus durable telle qu'une documentation standardisée pour favoriser la collaboration. Le client a décidé que le projet devait être géré sur Alteryx Server, un logiciel qu'il avait besoin d'aide pour mettre en œuvre.

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Pour améliorer le partage des connaissances et réduire les sources uniques d'échec, l'organisation a décidé qu'il fallait mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail afin de normaliser la conception des flux de travail et d'éliminer les sources uniques d'échec. Une procédure de documentation standard devait être mise en œuvre et plusieurs utilisateurs devaient être en mesure de collaborer sur des flux de travail partagés et chaque personne devait comprendre. L'entreprise a décidé qu'Alteryx Server était la solution à ses problèmes, mais elle avait besoin d'aide pour configurer Alteryx Server, migrer les flux de travail d'Alteryx Designer vers le serveur et mettre en place de nouvelles méthodes de travail.

Des connaissances cloisonnées

La production d'une documentation normalisée signifie que n'importe quel membre de l'équipe peut exécuter le flux de travail. Il n'y a plus de dépendance à l'égard d'une seule personne, ce qui permet de gagner du temps et d'accroître la productivité des deux parties.

Migration vers Alteryx Server

Notre client connaissait bien Alteryx Designer Desktop, qu'il utilisait pour développer ses processus. Pour permettre la collaboration, ces processus devaient être migrés vers Alteryx Server, où l'historique des versions et la normalisation des flux de travail étaient accessibles.

Nouvelles méthodes de travail

Le processus de migration vers le nouveau serveur a permis de résoudre le problème de centralisation du flux de travail. Cependant, de nouveaux problèmes allaient surgir s'ils n'étaient pas traités en conséquence. La gouvernance du serveur, la connaissance des différences entre les flux de travail et la documentation de normalisation devaient encore être mises en œuvre au sein de l'équipe.

Pour relever ces défis, Compass a fourni trois services de base : l'installation d'Alteryx Server, les meilleures pratiques en matière de documentation des flux de travail et la migration des flux de travail vers Alteryx Server.

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Pour l'installation d'Alteryx Server, Compass a collaboré avec les équipes informatiques internes pour fournir les spécifications appropriées des machines virtuelles, configurer les identifiants pour des outils supplémentaires tels que SharePoint, et établir des districts et des collections pour séparer les différentes unités d'affaires. L'équipe a également organisé des sessions pratiques avec les utilisateurs professionnels pour configurer leurs connexions personnelles Data Connection Manager (DCM), garantissant ainsi un accès transparent aux sources de données critiques.

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Afin d'améliorer la documentation des flux de travail, Compass a organisé des ateliers interactifs démontrant les meilleures pratiques pour structurer et annoter les flux de travail. La gestion des métadonnées et l'utilisation d'un code de couleurs normalisé pour faciliter le transfert de connaissances entre les différents services ont été au cœur de ces ateliers. Parallèlement, l'équipe a documenté les flux de travail existants afin d'en améliorer la lisibilité et d'établir une norme de référence pour les développements futurs.

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Enfin, Compass a évalué et migré les principaux flux de travail d'Alteryx Designer Desktop vers Alteryx Server. Au cours de la migration, l'équipe a intégré des outils supplémentaires tels que des outils d'entrée/sortie SharePoint, l'outil d'entrée Salesforce et des API externes comme Workday pour améliorer la fonctionnalité et l'évolutivité.

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La mise en œuvre d'Alteryx Server et la migration des flux de travail Designer ont permis à la banque de centraliser les processus critiques, en éliminant les points de défaillance uniques et en introduisant une documentation structurée pour améliorer le partage des connaissances entre les équipes. Grâce à une approche plus robuste et plus évolutive, l'organisation a jeté les bases d'une plus grande efficacité et d'une durabilité à long terme.

Gestion centralisée des flux de travail

Avec Alteryx Server en place, tous les flux de travail sont désormais gérés de manière centralisée au sein d'une plateforme unique, ce qui améliore considérablement la gouvernance et la continuité opérationnelle. Auparavant, les processus critiques dépendaient d'utilisateurs individuels qui géraient les flux de travail dans Designer, ce qui créait des goulots d'étranglement et des risques d'interruption. Désormais, avec Alteryx Server, les workflows s'exécutent sans interruption, garantissant ainsi la continuité de l'activité. Des fonctionnalités clés, notamment les collections, le gestionnaire de connexions de données et la planification automatisée des tâches, ont été exploitées pour structurer les actifs de manière logique et automatiser les tâches de routine. Résultat : une efficacité accrue, des temps d'arrêt minimisés et des processus métier améliorés qui renforcent directement la satisfaction des clients.

Migration transparente des flux de travail

Pour faciliter une transition en douceur, certains flux de travail de Designer ont été migrés vers Alteryx Server en tant que prototypes. Bon nombre de ces flux de travail contenaient des composants spécifiques à Designer qui nécessitaient des ajustements pour assurer la compatibilité avec l'environnement serveur. L'équipe Compass a modifié ces flux de travail, en intégrant des API externes telles que Workday et en convertissant les entrées et les sorties pour tirer parti des outils SharePoint. Ces améliorations ont permis aux flux de travail de fonctionner de manière transparente sur le serveur, permettant à tout utilisateur autorisé de les exécuter sans dépendre d'une seule personne.

Mise en place d'un processus de documentation normalisé

Afin d'améliorer la collaboration et de préserver les connaissances institutionnelles, l'organisation a adopté une nouvelle norme de documentation pour les flux de travail. Ce cadre garantit que tous les flux de travail suivent une structure cohérente, y compris une progression standardisée des étapes et un code de couleurs uniforme. Si l'adaptation aux nouvelles normes a nécessité quelques ajustements initiaux, les avantages à long terme ont été évidents : un transfert de connaissances plus rapide, une meilleure compréhension des flux de travail et un environnement analytique plus résilient pour les années à venir.